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武汉大学图书馆设备购置与管理办法
作者:佚名    规章制度来源:本站原创    点击数:2344    更新时间:2021-5-10    

为了进一步规范图书馆设备购置与管理工作,提高资金利用效率,预防违规违纪现象发生,根据《武汉大学国有资产监督管理办法》和《武汉大学采购与招投标管理暂行办法》、《武汉大学采购与招标工作流程》、《武汉大学报废仪器设备管理暂行办法》、《武汉大学低值耐用品与材料管理办法》、《武汉大学国有资产处置实施细则》、《武汉大学废旧设备拍卖处置的具体实施细则》等文件精神,对《图书馆设备购置与管理暂行办法》武大图馆字[2012]21号有关内容进行了修订,现予以公布实行。

 

一、设备管理体制

(一)设备管理原则

图书馆设备管理实行“分类计划,统一采购,分级管理,管用结合,责任到人”的管理原则,保证设备资源配置合理、安全完整,充分发挥设备使用效益。

(二)设备管理机构

图书馆是学校设备资产管理的二级管理单位,由总务办公室具体负责设备资产账目管理;

各办公室、中心和分馆是图书馆设备管理的二级管理单位(以下简称二级单位),各二级管理单位指定专人负责本单位的设备资产管理;

各部门是图书馆设备管理的基层管理单位,各部门指定专人负责本部门的设备资产管理。

(三)设备分类

设备分为计算机及图书馆专用设备(包括系统软件和辅助设备、通道机、检测仪、自助借还书机、自助打复印机、网络打印机、阅报机、会议设备、安防监控、电话等);古籍保护等业务专用设备;空调、电梯、照明、水电等基础设备;复印机、普通打印机、读码器等办公设备四大类。

(四)设备管理职责分工

1.设备管理分别由分管设备购置的馆领导负责相关类别设备的管理工作。技术支持中心负责计算机设备及图书馆专用设备和业务专用设备的购置、管理和维护;总务办公室负责全馆基础设备和办公设备的购置、管理和维护。

2.总务办公室负责全馆设备财产账目的管理工作,技术支持中心协助技术维护和支持。

3.各二级单位负责本单位所有设备的管理工作;各部门主任指定专人负责本部门设备的日常管理。

4.各级设备管理人员的职责是:

1)协助各级负责人做好本单位设备的管理工作;

负责本单位设备的帐、卡、物的日常管理;

负责本单位设备的领用、分发、建帐、清理、异动、报废注销工作;

负责对本单位设备使用人进行设备使用和维护知识的培训和安全教育;

协助馆办公室不定期的对本单位设备进行清查和账目核对;

其他设备管理工作。

 

二、设备经费管理

(一)设备经费来源

图书馆的设备购置费和维修费来源于学校的事业费拨款及专项经费。

(二)设备经费管理

1.图书馆设备经费的管理按照《武汉大学图书馆财务管理暂行办法》执行。

2. 分管设备购置的馆领导负责相关经费的管理工作。

3.图书馆党政联席会负责审查和监督各类设备经费的计划、管理和使用。设备购置金额在5000元以上,购置计划须报经党政联席办公会审定和通过。

4.图书馆会计负责办理设备购置过程中的财务审批和报账手续。

三、设备购置计划

(一)各分馆/中心和各部门的设备购置计划纳入图书馆年度经费预算。每年11月份,分馆/中心和直属部要根据业务工作发展的需求拟定下一年度的设备购置计划,并填报《武汉大学图书馆设备购置申请表》,每年1130日前应向图书馆技术支持中心、总务办公室报送下一年度的设备购置计划申请表。计算机设备及图书馆专用设备、业务专用设备和办公设备购置计划报技术支持中心审查;基础设备报总务办公室。

(二)总务办公室、技术支持中心分别负责汇总各分馆/另心和直属部门的相关设备购置申请计划,于12月初分别将统计表报分管设备购置的馆领导审查。

(三)分管设备购置的馆领导负责审查各分馆/中心和部门的设备购置申请,并根据图书馆业务发展和经费等实际情况,与各单位协商、调整,拟订全馆设备购置计划报送馆党政联席会讨论,并将联席会讨论通过后购置计划列入图书馆下年度总经费预算中,报请主管校领导及财务部审批。

(四)学校年度经费正式下达后,党政联席会根据实际下达的经费额度,和当年业务工作的开展情况进行设备购置项目的调整,最终形成设备购置执行计划。

(五)分管设备购置的馆领导分别组织实施相关设备的采购工作。

四、设备采购

图书馆的设备采购分为“学校招标采购”和“自主采购”二种方式。

根据采购事项的要求,可以成立相应的设备采购小组。采购小组成员一般由分管设备购置的馆领导、纪检联络人、总务办公室主任或技术支持中心主任、设备需求部门负责人及相关技术人员组成,必要时可聘请馆外专家参加采购小组工作。设备采购小组全面负责该项设备的采购工作,并参与学校采购中心组织的设备招标工作。设备采购全过程接受图书馆纪检书记或纪检联络人的监督,采购金额在10万(含10万)以上的由图书馆纪检书记参与采购小组工作,采购金额在10万以下的由图书馆纪检联络人参与采购小组工作。

(一)招标采购

1.批量50000元或单台件金额在30000元(含30000元)以上的设备采购均纳入学校集中采购的管理范畴。集中采购要严格按《武汉大学仪器设备管理暂行办法》、《武汉大学采购与招标工作流程》的有关规定程序进行操作。

2.招标采购工作流程:

1)拟订设备采购报告:由授权负责该项采购的部门负责人或技术负责人拟订采购报告,内容包括购置理由、所购设备的名称、技术规格、要求和数量以及需求时间等,由分管设备购置的馆领导组织馆采购小组进行审核,并签署意见;

2)办理经费审批。设备采购项目负责人安排相关工作人员到学校财务部办理经费审批手续。

3)由图书馆网上申报管理员负责网上填写由学校采购中心发布的《武汉大学物资采购与招标项目申请表》;

4)办理设备审批,包括使用经费的审核和设备的论证审核。总务办公室负责到学校设备管理部门办理审批手续,必要时由授权负责该项采购的部门负责人办理。使用事业费购置设备金额在5万元以下,须由主管馆领导签署经费审核意见,超出上述标准的须报财务部签署经费审核意见。

大型设备的购置按校实验室与设备管理处的相关规定执行。

5)参与招标活动:负责该项采购的部门将上述材料的复印件送交学校招标中心;该项采购的相关人员协助招标中心共同讨论确定所购设备的技术规格和要求;讨论确定招标文件内容、拟邀请投标供应商名单、采购方式和开标时间;协助“学校采购中心”审查投标公司资质信誉;提出合理化的采购建议,作为用户参与招标会等。

6)签订购买合同:购买合同由学校采购中心签订,分管设备购置的馆领导在设备购买合同上签注用户意见。合同按规定签注若干份原件。图书馆留存两份原件,一份用于财务报销,另一份交办公室档案室归档。

(二)自主采购

批量50000元以下、单台件30000元以下的小型设备采购项目由图书馆自主采购。自主采购可采取以下方式:

1.竞价采购:需邀请二家以上厂商报价,馆内采购小组对厂商所报设备或零配件的质量、价格进行评议,最后决定供应厂商。

2.直接采购:直接向市场购买。

1)“直接采购”按设备类型分别由总务办公室或授权负责该项采购的部门负责,并会同设备需求部门人员一同采购。在采购过程中要了解市场行情,货比三家,本着节约经费,争取最优性价比的原则进行采购。

2)设备配件的采购纳入自主采购管理范畴。分馆/中心和直属部门在申请购买零配件时需拟定申请报告,报告上要写明购买理由、名称、数量、估价等内容,并报分管设备购置的馆领导审批后交总务办公室或授权负责该项采购的部门采购。

3)金额在5000以内的直接采购项目,每月向纪检联络人提交采购执行情况汇总表,接受纪检监督。

(三)非计划内临时需求设备的采购

1.因临时工作需要采购设备,须由分馆/中心或直属部门向总务办公室提交书面申请(计算机及相关设备提交到系统部),说明所需设备的理由、数量、规格型号和质量要求。

2.在图书馆可自主采购范围内的小额或小批量设备,总值在1000元以内的,由总务办公室或授权负责该项采购的部门按照上述“自主采购”办法负责答复或解决;总值在1000元以上,5000元以内的报主管总务的副馆长审批;5000元以上的报馆党政办公会讨论通过后执行。

3.超过图书馆可自主采购范围内的大额或大批量用品,报馆党政办公会审批后,按照上述“招标采购”办法办理招标采购手续,办公室主任负责督促采购进展情况。

(四)采购文档管理

总务办公室或授权负责该项采购的部门负责设备采购过程中的文件保存和归档,存档的文件包括:

1.设备购置申请报告及财务批件原件或复印件

2.采购纪要文件(包括招标采购和自主采购)

3.合同原件

4.设备安装验收文档(待设备验收后入档,参见第五、设备验收内容)

五、设备验收

设备验收分“到货清点”和“安装验收”两个工作环节。

(一)到货清点

所购设备到馆后,由负责该项采购的部门同设备管理、使用部门负责人和供货厂商根据《购货合同》对设备进行到货清点和初步检验,其步骤如下:

1.检查设备包装是否完好,发现问题,要及时与厂商联系处理。

2.检查所到设备是否与合同内容相符,件数是否齐全,并做好详细登记。

3.上两个步骤检查合格后,将设备移至设备使用部门安装验收。如供货方要求出具收据,由参加清点的相关人员签字确认。

(二)安装验收

1.设备验收按照校实验室与设备管理处的设备验收相关规定执行。

2.安装验收步骤

检查仪器设备内外包装是否完好,有无破损、碰伤、浸湿、受潮、变形等情况;

以供货合同和装箱单为依据,检查主机、附件的规格、型号、配置及数量并逐件清查核对;

以装箱单为依据,检查随机资料是否齐全,如说明书、操作规程、检修手册、产品检验合格证等是否符合合同要求;

供货厂商技术人员须按照合同条款、仪器设备使用说明书对设备进行各种技术参数测试,检查仪器设备的技术指标和性能是否达到合同要求;设备使用部门指定专人全程参加安装调试工作,并将安装过程详细记录在《设备安装记录单》中。

清点验收合格后,由采购小组成员和供货双方人员在装箱单上签字认可。

在安装验收过程中发现规格、质量和性能不符合要求的设备,要向采购负责人报告,并与供货厂商协商办理换、退、赔、补等手续。

设备安装完毕后,按照合同条款设备进入试运行时期,在此期间使用部门要对设备的技术指标和性能进行测试,出现问题应及时向厂商反馈与协商。

试运行期间设备使用部门要做好试运行记录,并将运行过程和测试结果详细填写在《设备试运行记录单》中。

5.安装验收文件的存档

安装验收文件包括:《装箱单》(须经合同双方签字)、《设备安装记录单》、《设备试运行记录单》、设备说明书和技术文件的原件(多台相同的设备只保存一份原件;单台设备保存原件,设备使用部门使用复印件)和安装过程中所产生的一切技术文档。

设备采购负责人负责以上文件的立卷归档。

6.付款

设备采购负责人持采购报告批件的原件、有效合同,以及设备验收单到财务部办理付款手续。

六、设备资产管理

(一)验收合格的设备由总务办公室干事办理设备建账手续。每台设备使用管理要落实到人。

(二)设备附件、安装资料和使用说明书等均应在设备资产账的备注栏中注明,由设备使用者保管。

(三)总务办公室要定期会同学校设备管理部门、分馆/中心和设备使用部门进行设备帐、物的核对,确保帐、物相符。

七、设备的保管

(一) 公用设备由设备使用单位的领用人负责管理和维护。

(二)贵重设备(单台价值在10万以上的设备)要有专人负责管理和维护,建立管理责任制和设备使用档案,准确记录使用、维护和故障维修等情况。因管理人员工作岗位变动,要及时调整人员接替工作,办好交接手续,并将管理人员变动情况报总务办公室备案。

(三)个人使用的设备由使用人在《分馆/中心(直属部)设备管理帐》上办理领签手续,并负责所用设备的日常维护和安全。使用人因工作岗位变动,必须将所用设备交还本部门并办理设备移交手续,不得私自将设备带走或转让他人使用。

(四)分馆和中心所属部之间的设备调配工作由分管设备购置的馆领导负责,总务办公室负责办理异动手续;分馆内部设备的调配由分馆馆长负责,分馆办公室负责办理异动手续。设备交接双方需在《分馆/中心(直属部)设备管理帐》签字,设备附件、安装资料、使用说明等随设备异动。

(五)设备使用过程中增添或更换的设备配件和附加设备均应在《设备卡》和《分馆/中心设备管理帐》上登记,由设备领用人保管。

(六) 设备使用人应熟练掌握设备的操作方法,做好设备的日常保养工作。

(七)馆内设备不得私自带出馆外,如有特殊需要,须经部门领导或主管馆领导批准后,方可带出馆外。

八、设备维修

(一)全馆网络设备、计算机及其他辅助设备统一由技术支持中心指定专人负责维护,基础设备由总务办公室负责维护。

(二)正常使用过程中,如发生故障不能排除时,应及时报告部门负责人,并向相关设备维修部门申请检修,不得擅自拆修。

(三)设备维修人员要作好详细记录,包括故障原因、维修措施、零配件更换等情况,设备使用部门负责人和维修人员要在维修记录上签字。

九、设备损坏丢失处理办法

(一)赔偿责任界定

1.由于下列原因而发生责任事故,造成设备损坏或丢失者,责任人应予以赔偿。

1)不服从指导,不遵守操作规程的;

2)未经批准擅自动用或拆改仪器设备的(包括待报废、报废的设备);

3)搬运不慎,保管不当或不按规定外借或发放设备的;

4)由于其他原因造成损失的。

2.由于下列客观原因造成的损失,经有关负责人证实和鉴定,可免于赔偿。

1)因仪器设备本身的缺陷而引起的不可避免的损坏;

2)使用年久,在正常使用时发生的损坏和合理的自然损耗;

3)经过批准,试用新的仪器设备,试行新的实验方案,虽经采取措施,仍未能避免损坏;

4)自然灾害或其他不可抗拒的意外造成的损坏。

3.由于下列原因造成仪器设备损坏,可酌情减轻赔偿。

1)按操作规程进行操作,但因缺乏经验或技术不熟练而造成的损失;

2)事故发生后,能积极设法补救,并及时报告,如实反映,且损失较轻;

3)经当事人修复且不影响设备使用的。

(二)设备损坏丢失的处理

1.发现设备损坏、被盗、丢失,有关工作人员要及时向部门负责人和总务办公室报告。发生重大损坏、被盗案件总务办公室应及时向学校保卫部门或公安派出所报案,并由保卫或公安人员进行现场勘察,分馆和中心需写出设备损坏、被盗情况说明并交总务办公室。

2.仪器设备丢失、损坏后的赔偿,根据事故的性质,具体情节,确定处理办法。

3.利用工作之便,擅自占用仪器设备,或未经批准,私自出借仪器设备的,应追回原物,从严处理。

4.如果发现对设备丢失损坏有意隐瞒、延误或欺骗的行为,要追究部门负责人和直接责任人的责任,并加重处罚。

5.仪器设备丢失损坏的赔偿金额界定。因不按操作规程操作,或工作人员玩忽职守等责任事故造成设备损坏、丢失者,一般应由相关责任人赔偿原样设备或按设备原价(或折旧价)赔款。如系部分损坏尚能修复使用的,可按实际修配费赔款。

1)对损坏单价在800元以下,使用周期一年以上的仪器设备,应折旧计价赔偿;丢失按原价赔偿或赔偿同类同等级的实物;

2)对损坏单价在800元以上的仪器设备,根据损坏的具体情况,由当事人赔偿相应的修理费,配件费和精度鉴定费,丢失按折旧计价赔偿,但金额最低不能低于原价的30%,或赔偿同类同等级实物。

6.赔偿处理的权限

1)对价值二万元以下的仪器设备,由使用单位以书面形式说明情况,提出处理意见,报图书馆总务办公室主任核查并提出处理意见,再报设备主管馆领导审查,最后将图书馆处理意见和赔偿金额上报“实验室与设备管理处”审批。

2)对价值二万元以上五万元以下的仪器设备,由“实验室与设备管理处”组织人员查明情况和原因,提出处理意见和赔偿金额,报主管校长审批。

3)对五万元以上的仪器设备和其他重大事故,由学校成立专案小组进行调查,提出处理意见,校长审批后报教育部备案。

7.赔偿费由“实验室与设备管理处”根据金额及本人的经济情况决定一次赔偿或分期偿还。赔偿款数额较大,一次性交纳有困难的,可向学校资产管理部申请分期或延缓交纳。

8.确定赔偿金额和偿还日期后,由当事人所在单位负责催缴,校财务部负责收款,如多次催缴无效,由校财务部直接从本人工资中代扣,直至交清相应款项。

9.对损坏、丢失的设备,由图书馆相关设备管理负责人(总务办公室或系统部主任)填写《武汉大学仪器设备损坏(遗失)报告单》,附上相关说明材料,由总务办公室统一向“实验室与设备管理处”办理相关报损手续。

十、设备的报废处理

根据《武汉大学报废仪器设备管理暂行办法》、《武汉大学国有资产处置实施细则》的有关规定,报废仪器设备必须在学校国有资产监督管理委员会的统一领导下,按“国资委审批,国资委办公室审核、协调与监督,归口管理部门组织实施”的原则进行。

(一)仪器设备报废的原则。拟处置的国有资产必须经过论证或鉴定,或持有技术监督部门出具的强制性处置意见。

仪器设备符合下列条件之一者,可以申请报废:

1.主要结构和部件损坏严重而无法修复或修复费用过大且不经济的;

2.因仪器设备陈旧,技术性能低,无利用改造价值的;

3.因事故或意外灾害,造成严重破坏无法修复的;

4.因改建扩建工程需要,必须拆除且无再利用价值的;

5.因计量检验不合格,强制报废的;

6.因对安全、环境污染、能耗,超过国家规定标准且无法改造的;

7.符合国家、教育部有关报废规定条件的;

8.凡属因盲目采购而形成淘汰的仪器设备,因保管不善或人为损坏的仪器设备,报废前要追究责任,严肃处理。

(二)仪器设备报废年限的参考数:

1.计算机类设备57年;

2.仪器仪表等电子类设备810年;

3.机械类设备1215年。

(三)报废仪器设备的申报及审批权限

1.凡符合(一)中任一条款,均可申请报废;

2.凡属拟报废的仪器设备,申请单位应先向总务办公室申报并说明原因,确定要报废的仪器设备,设备管理员根据一般仪器设备或大型仪器设备分别填写仪器设备填写《武汉大学国有资产处置申报表》,如需经学校上级主管部门审批的,还应提交相关材料

3.仪器设备报废按照校国有资产管理办法执行。

(四)报废仪器设备的处置程序

1.各单位需报废的仪器设备,先由分馆/中心或直属部向总务办公室提交报废申请报告,写明设备名称、用途、购买年代、报废原因等。

由分管设备购置的馆领导组织技术审查,在报废申请报告上签署意见,并向党政联席会通报或报批。

2.一般每学期集中办理一次设备报废手续。各分馆/中心或直属部设备负责人负责汇总和统计本单位的设备报废情况,填写《武汉大学国有资产处置申报表》,并协助总务办公室按照“(二)报废仪器设备的申报及审批权限”向学校“实验室与设备管理处设备管理办公室”办理设备报废的相关手续。

3.学校国资监管办审查批准后,根据其下达的《武汉大学国有资产处置通知书》,由学校“实验室与设备管理处设备管理办公室”负责组织处置。

4.报废设备由学校“实验室与设备管理处设备管理办公室”集中回收处理,各部门不得擅自处理、变卖或移作他用。各部门不得扩大设备报废范围,不得将能够修复可使用的设备作报废处理。

(五)报废仪器设备的帐、卡、残值的处理

1.处置仪器设备的价格以及报废仪器设备的残值学校“实验室与设备管理处设备管理办公室”会同国资监管办组织评估,确定合理的对外处置底价。

2.器设备的处置,采取公开拍卖的方式进行。对外邀请的买方要求在3以上,而且要有其他相关部门推荐的买方参与。

3.组织拍卖活动由学校“实验室与设备管理处设备管理办公室”组织实施,总务办公室协助执行。如涉及资产价值量较大的,必须邀请纪检监察、审计等部门参加。

4.仪器设备的处置收入,包括出售收入、报废报损残值变价收入,全额上缴学校“实验室与设备管理处设备管理办公室”处理。

5.总务办公室负责消卡、下账,按年度与学校“实验室与设备管理处设备管理办公室”设备档案进行核对,保证帐、卡、物一致

十一、设备出借

(一)馆内需要跨分馆临时借用设备,需报请设备所属单位负责人同意,并办理出借登记手续,同时报总务办公室备案。

(二)校内其他单位申请借用图书馆的公用设备,须经设备主管馆领导批准,并办理相应的出借手续。设备出借期间,必要时可酌情收取一定的费用。

(三)借用部门须按时归还借用设备,特殊情况需要延长借用期限的,需办理延期借用手续,无正当理由逾期不还者,追究借用部门负责人的责任。

(四)设备出借期间,借用部门须对设备的安全负责,若发生出借设备丢失和损坏的情况,应由借用部门负责赔偿。

十二、设备管理奖惩措施 

设备管理是年终考核内容之一,对于管理好的单位和个人给予奖励,对于管理工作不到位,工作人员失职造成设备损坏或丢失的,除按照学校规定赔偿外,视情节轻重扣减相关责任人的年终业绩津贴。

十三、其他

本办法自20201020日起施行。原武大图馆字[2012]21号文件同时废止。

 

 

                            武汉大学图书馆

                           20201020

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